Trao quyền cho Sếp

#51. Cách giao tiếp hiệu quả với sếp hoặc đối tác; giúp bạn đi qua các dự án/công việc một cách trôi chảy.

Nghe qua, bạn có thể thấy tiêu đề này kỳ lạ. Sếp thì cần gì được trao quyền? Họ đã là người ra quyết định, đúng không?

“Trao quyền cho sếp” ở đây không có nghĩa là thụ động hoặc buông xuôi.

Mà là hỗ trợ họ ra quyết định tốt hơn bằng cách cung cấp thông tin, quan điểm một cách khéo léo, đồng thời tôn trọng vai trò của họ.

Bài học này không phải lúc nào cũng dễ dàng nhận ra. Mình cũng từng có những năm tháng “bảo vệ chính kiến” một cách cố chấp. Hệ quả, thường xuyên rơi vào căng thẳng lên đỉnh điểm, không ai vui vẻ sau mỗi cuộc họp hay những lần khẩu chiến.

Những năm gần đây, khi trải qua nhiều va vấp để lớn lên, mình học được cách đối thoại hiệu quả với sếp và đối tác.

---

Câu Chuyện Của Mình

Những năm 20 tuổi, mình thường cố chứng minh quan điểm của bản thân bằng mọi giá. Khi cảm thấy sếp làm sai, mình sẽ tranh cãi đến cùng để bảo vệ ý kiến của mình. Kết quả là gì?

• Sếp khó chịu vì cảm giác bị thách thức quyền quyết định.

• Đồng nghiệp cảm thấy căng thẳng vì môi trường làm việc thiếu hòa hợp.

• Dự án bị chậm tiến độ do những tranh luận kéo dài không cần thiết.

Ở tuổi 3X, mình nhận ra một điều:

cách mình giao tiếp, quan trọng không kém nội dung mình muốn truyền tải.

• Không cố gắng chứng tỏ mình đúng.

• Không chỉ trích ai đó đang làm sai.

• Không đánh giá năng lực, góc nhìn của bất kỳ ai

• Đưa ra vấn đề để họ cân nhắc và suy nghĩ một lần nữa.

---

Một Dự Án Gần Đây

Trong một dự án thiết kế website cho công ty luật, mình nhận thấy slogan của đối tác có vấn đề lớn. Công ty luật nhưng slogan lại là:

“Ngôn từ của thịnh vượng và giàu có.”

Nghe qua, bạn sẽ hiểu ngay rằng thông điệp này không phù hợp. Khách hàng tìm đến một công ty luật mong muốn sự tin cậy, sự an tâm, không phải những lời hứa hẹn về sự giàu có.

Dù vậy, việc thay đổi slogan không nằm trong phạm vi công việc của team mình. Làm thế nào để góp ý mà không làm đối tác cảm thấy bị áp lực?

Mình áp dụng cách tiếp cận nhẹ nhàng:

• Góp ý một cách tích cực: “Chị ơi, em nghĩ câu slogan này có thể chưa truyền tải đúng thông điệp mà khách hàng cần, đặc biệt với ngành luật. Chị cân nhắc thử xem nhé.”

• Để đối tác tự quyết định: Không áp đặt hay yêu cầu thay đổi ngay lập tức, mà để họ xem xét.

Kết quả? Đối tác cảm ơn mình vì góc nhìn này và quyết định bỏ câu slogan đó sau khi tham khảo thêm ý kiến từ chuyên gia.

Đây là cách mình sử dụng để đối thoại với tất cả các đối tác, sếp, thậm chí với các đồng nghiệp.

Giả sử, đối tác của mình không quyết định ngay ở thời điểm đó mà vẫn sử dụng câu slogan trên. Mình vẫn sẽ tôn trọng ý kiến và góc nhìn của họ. Vì có khi chính mình cũng chưa hiểu hết, hoặc còn có những suy nghĩ đúng hoàn toàn.

Có những góc nhìn hay quyết định cần thời gian để trả lời. Quan trọng, điều gì phù hợp hơn với sếp của mình, của dự án ở thời điểm đó. Mình đã trải qua một vài dự án khách hàng ban đầu vẫn sẽ giữ ý kiến riêng, nhưng sau một thời gian họ dần tự thấy vấn đề và thay đổi.

---

Framework: SBIC – Công Cụ Giao Tiếp Hiệu Quả

Nếu bạn muốn trao quyền cho sếp hoặc đối tác mà vẫn giữ được sự chuyên nghiệp, hãy thử áp dụng framework SBIC (Situation - Behavior - Impact - Choice).

1. Situation (Tình huống)

Mô tả ngữ cảnh một cách trung lập, không phán xét.

“Logo và slogan mà đối tác cung cấp rất sáng tạo, nhưng em thấy nó chưa thực sự phù hợp với ngành luật pháp.”

2. Behavior (Hành vi)

Chỉ ra vấn đề cụ thể mà bạn nhận thấy.

“Câu slogan nhấn mạnh vào thịnh vượng và giàu có, trong khi khách hàng ngành luật thường tìm kiếm sự tin cậy và an tâm.”

Đừng đưa ra vấn đề cảm tính mà không có lý do thuyết phục đi kèm. Vì như vậy, chính bạn cũng chưa thực sự hiểu rõ ngọn ngành, chứ đừng nói đi khuyên người khác.

3. Impact (Tác động)

Giải thích tại sao vấn đề này quan trọng và có thể ảnh hưởng đến kết quả.

“Điều này có thể khiến khách hàng cảm thấy không yên tâm khi sử dụng dịch vụ, vì thông điệp không khớp với mong đợi của họ.”

4. Choice (Lựa chọn)

Đưa ra đề xuất hoặc để đối tác tự cân nhắc.

“Chị cân nhắc thử xem mình có cần điều chỉnh thông điệp không. Em có thể hỗ trợ nếu cần.”

---

Việc trao quyền không có nghĩa là từ bỏ trách nhiệm hay chấp nhận mọi quyết định của sếp hoặc đối tác mà không ý kiến. 

Đó là cách để bạn làm việc dựa trên sự tin tưởng và hợp tác.

Khi bạn giao tiếp với sự tôn trọng và thiện chí:

• Sếp hoặc đối tác sẽ cảm thấy bạn hỗ trợ họ, thay vì cản trở.

• Bạn cũng giảm bớt áp lực từ việc phải chứng minh mình luôn đúng.

Công việc sẽ trở nên suôn sẻ hơn khi bạn biết cách hạ cái “tôi” xuống và tập trung vào mục tiêu chung.

---

Bài viết thuộc thử thách viết 30 ngày của Writing On The Net #wotn7