Thống kê và kiểm kê nội dung
#37. Công cụ đắc lực mà UX Writer nào cũng nên biết. Kéo xuống dưới để nhận quà Tết nhé!
Nội dung UX thường là tập hợp các mẩu copy phân mảnh. Chỉ riêng một màn hình có thể có rất nhiều các nội dung khác nhau đóng vai trò, chức năng, mục đích khác nhau. Vì vậy, trước khi lên chiến lược cải thiện nội dung hiện có của sản phẩm, bạn sẽ cần thực hiện hai bước quan trọng:
Thống kê nội dung: là bước thống kê tất cả các nội dung hiện có trong sản phẩm hoặc trên các nền tảng, theo từng cấp độ vào kho nội dung (Content Inventory).
Kiểm tra nội dung (Content Audit): là bước kiểm tra, đánh giá chất lượng nôi dung đã được thống kê trong kho giúp xác định các vấn đề của nội dung.
Bước thống kê giúp bạn có cái nhìn tổng quan về nội dung, mối liên kết giữa các thành phần nội dung trong một màn hình. Tuy nhiên bước này chỉ giúp bạn hiểu sâu về nội dung, mà không thể đánh giá được nội dung trên nhiều khía cạnh khác nhau.
Vì vậy, chúng ta cần tiến hành kiểm tra nội dung theo từng tiêu chí cụ thể. Sau đó, tìm các phương án cải thiện nội dung. Content Inventory và Content Audit là hai công cụ quan trọng mà mình đưa vào giảng dạy trong khoá học "Become UX Writer". Chúng là những công cụ đắc lực giúp bạn phát triển nội dung, xây dựng chiến lược rõ ràng hơn.
Bây giờ chúng ta cùng tìm hiểu sâu hơn về chúng nhé!
Content Inventory
Nếu bạn tò mò Content Inventory sẽ trông như thế nào, thì ví dụ ở ngay hình dưới đây.
Hiểu đơn giản, bạn tổng hợp tất cả nội dung vào một danh sách (có thể là excel). Thế nhưng, nếu một ứng dụng có vô vàn nội dung như vậy, làm sao để xử lý hết chúng?
Hãy chia nhỏ. Và ưu tiên những luồng/màn cần xử lý gấp.
Mình sẽ thảo luận với team thiết kế và PO, sắp xếp thứ tự ưu tiên cho từng luồng. Luồng nào cần sửa gấp, mình sẽ tiến hành thống kê và điều chỉnh đầu tiên. Sau đó, cứ đi tuần tự cho đến khi sửa hết toàn bộ nội dung cho sản phẩm. Trong quá trình đó, các bên có thể duyệt từng luồng đã sửa xong và cho vào bản thiết kế.
Trường hợp, một vài nội dung gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến trải nghiệm tổng thể của người dùng, cũng có thể ưu tiên thống kê và kiểm kê trước.
Một danh sách thống kê nội dung sẽ bao gồm các đầu mục sau:
Tên của luồng
Tên của màn hình
Chức năng/Vị trí nội dung (tiêu đề, mô tả hay là trường thông tin, nút lệnh...)
Nội dung chi tiết
Người viết nội dung đó
Ngày tạo nội dung hoặc lần sửa cuối cùng
URL hoặc liên kết tới nơi nội dung hiển thị
Nơi chứa dữ liệu gốc
Việc liệt kê các nội dung này hơi thủ công. Vì bạn phải bóc tách từng nội dung trong một màn hình, rồi cho vào kho. Nếu có thể, bạn nên tìm kiếm sự giúp đỡ nếu lượng nội dung cần thống kê khá nhiều.
Điều khó nhất khi thống kê nội dung là phân loại chúng theo từng chức năng cụ thể. Bạn sẽ cần bám vào Design System để gọi đúng chức năng và vị trí của nội dung. Bạn có thể tham khảo template "Content Inventory", mình đính kèm ở dưới.
Content Audit
Sau khi đã thống kê xong xuôi, chúng ta sẽ cần rà soát lại từng nội dung, xác định những vấn đề nào nội dung đang làm chưa tốt; đề xuất phương án cải thiện.
Bộ tiêu chí đánh giá nội dung thường sẽ dựa trên:
Nguyên tắc UX Writing cơ bản: Nội dung có đáp ứng nguyên tắc nền tảng hoặc nguyên tắc viết trong UX Writing.
Nhu cầu người dùng: Bạn có thể cần tiến hành nghiên cứu người dùng để hiểu nội dung có đáp ứng nhu cầu người dùng. Người dùng của bạn là ai? Nội dung có đáp ứng nhu cầu người dùng? Có hỗ trợ người dùng giải quyết vấn đề của họ?
Bộ quy chuẩn nội dung: Nội dung có đáp ứng giá trị, văn hoá của tổ chức. Các quy chuẩn về tính cách thương hiệu hoặc tông giọng, giọng điệu.
Số liệu: Chỉ số đọc hiểu, Tỷ lệ thoát trang, số lượt click, số lượt tương tác, số lượt mua hàng... Những con số giúp xác định nội dung có giúp đạt được mục tiêu của tổ chức hiện có?
Sau khi liệt kê chi tiết tiêu chí đánh giá, bạn có thể bắt tay ngay vào giai đoạn kiểm tra nội dung.
Cuối cùng, xác định số phận của nội dung. Bạn sẽ cần đưa ra quyết định, nội dung nào sẽ bỏ đi, nội dung nào sẽ cải tiến hoặc tiếp tục sử dụng.
Đây là hai bước mình chưa bao giờ bỏ qua trước khi bắt tay vào cải thiện, chỉnh sửa nội dung. Thống kê và kiểm tra nội dung giống như một bộ khung giúp bạn đào sâu từng nội dung và soi chiếu dưới nhiều góc độ. Nếu bạn cần phát triển chiến lược nội dung, đây sẽ là công cụ hỗ trợ đắc lực cho trong bạn trong giai đoạn nghiên cứu.
Nhân dịp Tết, dành tặng các bạn độc giả bộ template Content Inventory và Content Audit, mình thường sử dụng. Bản này mình tham khảo từ NNG và đã chỉnh sửa lại phù hợp hơn với lĩnh vực UX Writing. Hy vọng giúp ích ít nhiều cho bạn trong công việc nghen.